W skrócie
Dlaczego umowa ma znaczenie, co zawiera i kto jej najbardziej potrzebuje. Każdą estońską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ) kieruje i reprezentuje ją zarząd (juhatus). Członka zarządu powołuje uchwała wspólników i wpisuje się go do rejestru handlowego — ale powołanie nic nie mówi o warunkach, na jakich ta osoba pracuje: czy otrzymuje wynagrodzenie, na jak długo, co się dzieje przy odejściu, czego nie wolno jej robić.
Każdą estońską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ) kieruje i reprezentuje ją zarząd (juhatus). Członka zarządu powołuje uchwała wspólników i wpisuje się go do rejestru handlowego — ale powołanie nic nie mówi o warunkach, na jakich ta osoba pracuje: czy otrzymuje wynagrodzenie, na jak długo, co się dzieje przy odejściu, czego nie wolno jej robić. Te warunki należą do pisemnej umowy o świadczenie usług między spółką a członkiem zarządu. Ten poradnik wyjaśnia, dlaczego umowa ma znaczenie i co zawiera. Przygotowujemy ją jako usługę dodatkową do gotowej spółki lub założenia nowej spółki.
Poradnik to informacja ogólna, a nie porada prawna ani podatkowa w waszej sytuacji.
Dwa stosunki: powołanie i umowa
Prawo estońskie odróżnia stosunek korporacyjny od umownego. Stosunek korporacyjny powstaje z powołania: członek zarządu staje się przedstawicielem ustawowym spółki z uprawnieniami i obowiązkami określonymi w Kodeksie handlowym (äriseadustik). Stosunek umowny to umowa, na podstawie której osoba pełni tę funkcję. W estońskiej praktyce jest to umowa zlecenia (o świadczenie usług) według ustawy o prawie zobowiązań (võlaõigusseadus), a nie umowa o pracę — członek zarządu działający w tej roli nie jest pracownikiem spółki, nawet jeżeli ta sama osoba ma umowę o pracę na inną pracę.
Oba stosunki mogą ustać oddzielnie. Wspólnicy mogą odwołać członka zarządu w każdej chwili, ale skutki — wypowiedzenie, ewentualna rekompensata, zwrot dokumentów — wynikają z umowy. Bez umowy kwestie te podlegają ogólnym zasadom ustawy o prawie zobowiązań, które rzadko odpowiadają temu, co strony miały na myśli.
Co zawiera umowa
- Obowiązki i uprawnienia. Ogólne obowiązki określa Kodeks handlowy; umowa dodaje szczegółowe — obszary, za które osoba odpowiada, sprawozdawczość wobec wspólników i ewentualne wewnętrzne ograniczenia (na przykład transakcje powyżej progu wymagające uprzedniej zgody wspólników).
- Wynagrodzenie albo jego brak. W wielu małych estońskich spółkach członkiem zarządu jest założyciel, który nie otrzymuje wynagrodzenia za funkcję w zarządzie. Jest to dozwolone, a umowa powinna to wyraźnie stwierdzać. Gdy członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie, umowa określa jego kwotę i sposób zmiany. Wynagrodzenie członka zarządu podlega w Estonii opodatkowaniu; skutki podatkowe zależą od okoliczności danej osoby i nie są częścią naszej usługi przygotowania umowy.
- Okres i rozwiązanie. Kadencja, wypowiedzenie i to, co dzieje się przy odwołaniu lub rezygnacji.
- Odpowiedzialność. Członek zarządu musi działać ze starannością sumiennego zarządcy i odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną naruszeniem obowiązków (Kodeks handlowy, § 187). Umowa nie może wyłączyć odpowiedzialności za umyślne naruszenia, ale może uregulować ubezpieczenie i tryb zatwierdzania ważnych decyzji przez wspólników — co, prawidłowo udokumentowane, chroni starannego członka zarządu.
- Poufność i zakaz konkurencji. Kodeks handlowy już ogranicza konkurencję ze strony członków zarządu bez zgody wspólników; umowa może określić zakres, czas trwania i ewentualne odszkodowanie za ograniczenie po zakończeniu kadencji.
- Zwrot mienia i dokumentów po zakończeniu kadencji, w tym dostępu do rachunków bankowych i e-usług.
Kto jej potrzebuje
Umowa jest przydatna w każdej spółce i ważna w trzech sytuacjach:
- Członek zarządu nie jest wspólnikiem. Zatrudniony menedżer nie ma udziałów, które chroniłyby jego pozycję; umowa jest jego główną ochroną, a dla wspólników głównym narzędziem kontroli.
- Wspólników jest kilku. Jeżeli spółką kieruje jeden wspólnik, pozostali chcą widzieć pisemne ograniczenia i obowiązki sprawozdawcze.
- Spółka jest regulowana lub współpracuje z bankami. Banki, instytucje płatnicze i organy nadzoru coraz częściej pytają, jak spółka jest zarządzana. Pisemna umowa jest częścią odpowiedzi.
Co otrzymujecie
Umowa z członkiem zarządu kosztuje €180 za jednego członka zarządu, niezależnie od tego, czy kupujecie gotową spółkę, czy zakładacie nową. Otrzymujecie:
- umowę po angielsku (na życzenie po estońsku) dla jednego członka zarządu;
- uchwałę zarządu lub wspólników zatwierdzającą umowę;
- jedną rundę poprawek e-mailem.
Nie obejmuje: porady z zakresu prawa pracy ani prawa podatkowego dotyczącej wynagrodzenia, umów dla kolejnych członków zarządu (każdą zamawia się osobno) ani poświadczenia notarialnego, którego ta umowa nie wymaga.
Nie świadczymy usług obywatelom Rosji ani spółkom z Rosji.
Ceny podano bez VAT. Cała komunikacja odbywa się e-mailem.
Zamów umowę z członkiem zarządu Cennik Poradnik po angielsku
Najczęstsze pytania
Czy członek zarządu potrzebuje pisemnej umowy?
Ustawa jej nie wymaga, ale bez niej warunki pracy członka zarządu — wynagrodzenie lub jego brak, rozwiązanie, odpowiedzialność, zakaz konkurencji — podlegają ogólnym zasadom ustawy o prawie zobowiązań. Pisemna umowa o świadczenie usług je określa i jest szczególnie ważna, gdy członek zarządu nie jest wspólnikiem.
Czy umowa z członkiem zarządu jest umową o pracę?
Nie. W estońskiej praktyce członek zarządu działa na podstawie umowy zlecenia (o świadczenie usług), a nie umowy o pracę. Wynagrodzenie za funkcję w zarządzie podlega opodatkowaniu; skutki podatkowe zależą od osoby i nie są częścią naszej usługi przygotowania umowy.
Źródła: estoński Kodeks handlowy i ustawa o prawie zobowiązań (Riigi Teataja). Informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa.