Rinnovare sede e persona di contatto

Ogni società pronta e ogni nuova società costituita da noi ha, per i primi 12 mesi, una sede legale in Estonia e una persona di contatto autorizzata: entrambe sono comprese nel prezzo del pacchetto. Questa guida spiega cosa succede alla fine dei 12 mesi, perché i servizi devono proseguire senza interruzioni e quanto costa il rinnovo.

Questa guida è un'informazione generale, non una consulenza legale.

Chi deve rinnovare

Ogni società il cui consiglio di amministrazione si trova fuori dall'Estonia e che tramite noi ha acquistato una società pronta o ne ha costituita una nuova deve rinnovare entrambi i servizi allo scadere dei primi 12 mesi: il requisito non viene meno perché la società ha ormai un anno. Ciò vale allo stesso modo per una holding inattiva e per una società operativa, nonché per una società che nel frattempo ha affidato la contabilità altrove: sede e persona di contatto sono servizi separati da tutto il resto.

Perché i servizi devono proseguire

Una società estone deve avere in Estonia un indirizzo presso cui sia reperibile. Se l'indirizzo della società si trova all'estero, deve inoltre nominare una persona di contatto in Estonia a cui possano essere notificati i documenti indirizzati alla società (legge sul registro delle imprese, § 24). Il requisito non termina dopo il primo anno. Se il mandato della persona di contatto scade e non ne viene nominata una nuova, il tribunale del registro può richiedere la nomina e, se la società non vi provvede, alla fine cancellarla dal registro. Il quadro giuridico completo è spiegato nella guida sede legale e persona di contatto in Estonia.

Cosa comprende il rinnovo

• la sede legale in Estonia per i 12 mesi successivi;
• la persona di contatto autorizzata per i 12 mesi successivi;
• il ricevimento della posta ufficiale e l'avviso via e-mail.

Quanto costa

• Per una società acquistata da noi o costituita da noi: rinnovo di sede e persona di contatto, €350 / anno.
• Per qualsiasi altra società: sede e persona di contatto insieme, €350 / anno.
• Ordinati separatamente, i due servizi sono la sede legale (€250 / anno) e la persona di contatto (€200 / anno).

Come rinnovare

1. Prima della fine dei 12 mesi vi inviamo un promemoria via e-mail.
2. Ordinate il rinnovo nel modulo d'ordine o rispondete semplicemente al promemoria.
3. Confermiamo per iscritto il rinnovo e la nuova durata; se sede e persona di contatto restano le stesse, non serve alcuna modifica nel registro.

Cosa succede alla scadenza

Se il rinnovo non viene ordinato prima della fine della durata e la società non ha un'altra persona di contatto o un altro indirizzo in Estonia, alla fine del contratto rinunciamo all'incarico di persona di contatto, come la legge consente, e il tribunale del registro può avviare un procedimento contro la società perché ne è priva. Ripristinare una persona di contatto dopo la scadenza resta possibile, ma comporta una nuova iscrizione nel registro anziché una semplice prosecuzione, e una comunicazione ufficiale inviata nel frattempo potrebbe essere rimasta senza risposta. Rinnovare in tempo evita entrambi i problemi.

Errori frequenti

• Considerare i primi 12 mesi un requisito una tantum. Sede e persona di contatto servono per tutto il tempo in cui la società le utilizza, non solo il primo anno: la persona di contatto è iscritta nel registro per una durata, e alla fine della durata i dati vengono cancellati automaticamente (legge sul registro delle imprese, § 24).
• Lasciare senza risposta l'e-mail di promemoria. Poiché il servizio e l'iscrizione nel registro sono due cose diverse, nulla nel registro stesso avverte la società che la durata sta per scadere: il promemoria è l'unico segnale.
• Cambiare fornitore senza programmare il passaggio. Se una società trasferisce sede e persona di contatto a un altro fornitore, la modifica deve essere iscritta nel registro prima, e non dopo, la fine della vecchia durata, in modo che non resti un intervallo senza una persona di contatto valida.

Cosa non è compreso

L'inoltro della posta cartacea all'estero, la contabilità e il bilancio annuale, nonché un'imposta statale per una modifica nel registro se passate a un altro fornitore.

Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa. Tutta la comunicazione avviene via e-mail.

Ordina il rinnovo Prezzi Istruzioni in inglese

Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.

Domande frequenti

Fonte: legge estone sul registro delle imprese (äriregistri seadus), Riigi Teataja. Informazione generale, non una consulenza legale o fiscale.