Adres en contactpersoon verlengen

Elke kant-en-klare vennootschap en elke nieuwe vennootschap van ons heeft voor de eerste 12 maanden een statutair adres in Estland en een vergunninghoudende contactpersoon — beide zijn inbegrepen in de pakketprijs. Deze gids legt uit wat er gebeurt als de 12 maanden aflopen, waarom de diensten zonder onderbreking moeten doorlopen en wat de verlenging kost.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch advies.

Wie moet verlengen

Elke vennootschap waarvan het bestuur buiten Estland zetelt en die via ons een kant-en-klare vennootschap heeft gekocht of een nieuwe heeft opgericht, moet beide diensten na afloop van de eerste 12 maanden verlengen — de verplichting vervalt niet omdat de vennootschap nu een jaar oud is. Dat geldt evenzeer voor een slapende holding als voor een actieve vennootschap, en voor een vennootschap die haar boekhouding inmiddels elders heeft ondergebracht: adres en contactpersoon zijn diensten die los staan van al het andere.

Waarom de diensten moeten doorlopen

Een Estse vennootschap moet in Estland een adres hebben waarop zij bereikbaar is. Ligt het adres van de vennootschap in het buitenland, dan moet zij bovendien een contactpersoon in Estland aanwijzen aan wie voor de vennootschap bestemde stukken kunnen worden betekend (wet op het handelsregister, § 24). De verplichting eindigt niet na het eerste jaar. Loopt de termijn van de contactpersoon af en wordt er geen nieuwe aangewezen, dan kan de registerrechter de aanwijzing eisen en de vennootschap, als zij daaraan niet voldoet, uiteindelijk uit het register schrappen. De volledige juridische achtergrond staat in de gids statutair adres en contactpersoon in Estland.

Wat de verlenging omvat

• het statutaire adres in Estland voor de volgende 12 maanden;
• de vergunninghoudende contactpersoon voor de volgende 12 maanden;
• ontvangst van officiële post en melding per e-mail.

Wat het kost

• Voor een bij ons gekochte of door ons opgerichte vennootschap: verlenging van adres en contactpersoon, €350 / jaar.
• Voor elke andere vennootschap: adres en contactpersoon samen, €350 / jaar.
• Afzonderlijk besteld zijn de twee diensten het statutaire adres (€250 / jaar) en de contactpersoon (€200 / jaar).

Zo verlengt u

1. Voordat de 12 maanden aflopen, sturen wij u een herinnering per e-mail.
2. U bestelt de verlenging in het bestelformulier of antwoordt gewoon op de herinnering.
3. Wij bevestigen de verlenging en de nieuwe termijn schriftelijk; blijven adres en contactpersoon gelijk, dan is geen registerwijziging nodig.

Wat er gebeurt als de termijn afloopt

Wordt de verlenging niet vóór het einde van de termijn besteld en heeft de vennootschap geen andere contactpersoon of ander adres in Estland, dan leggen wij bij het einde van de overeenkomst de functie van contactpersoon neer, zoals de wet toestaat, en kan de registerrechter een procedure tegen de vennootschap beginnen omdat zij er geen heeft. Na afloop opnieuw een contactpersoon aanwijzen blijft mogelijk, maar betekent een nieuwe registerinschrijving in plaats van een eenvoudige voortzetting, en een in de tussentijd verzonden officiële brief is mogelijk onbeantwoord gebleven. Tijdig verlengen voorkomt beide problemen.

Veelgemaakte fouten

• De eerste 12 maanden als een eenmalige verplichting zien. Adres en contactpersoon zijn nodig zolang de vennootschap ze gebruikt, niet alleen in het eerste jaar: de contactpersoon wordt voor een termijn in het register ingeschreven, en aan het einde van de termijn worden de gegevens automatisch verwijderd (wet op het handelsregister, § 24).
• De herinneringsmail onbeantwoord laten. Omdat de dienst en de registerinschrijving twee verschillende dingen zijn, waarschuwt niets in het register zelf de vennootschap dat de termijn afloopt — de herinnering is het enige signaal.
• Van dienstverlener wisselen zonder de overgang te plannen. Verhuist een vennootschap haar adres en contactpersoon naar een andere dienstverlener, dan moet de wijziging vóór — niet na — het einde van de oude termijn in het register worden ingeschreven, zodat er geen periode zonder geldige contactpersoon ontstaat.

Wat niet is inbegrepen

Het doorsturen van papieren post naar het buitenland, boekhouding en jaarverslag, en leges voor een registerwijziging als u naar een andere dienstverlener overstapt.

Alle prijzen zijn exclusief btw. Alle communicatie verloopt per e-mail.

Verlenging bestellen Prijzen Gids in het Engels

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

Veelgestelde vragen

Bron: Estse wet op het handelsregister (äriregistri seadus), Riigi Teataja. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.