Wystawianie faktur przez estońską spółkę

Gdy estońska spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT, ustawa o VAT określa, kiedy wystawiać faktury i co muszą zawierać — a na fakturze za usługę dla firmy z innego kraju UE nie ma estońskiego VAT, lecz adnotacja „odwrotne obciążenie” (reverse charge). Ten poradnik przedstawia zasady ze źródłami, aby właściciel sprzedający przez estońską OÜ wystawiał faktury, które przejdą kontrolę księgowego i Urzędu Podatkowo-Celnego.

Poradnik to informacja ogólna, a nie porada podatkowa dla konkretnej transakcji. Dotyczy spółki zarejestrowanej jako podatnik VAT; szczególne procedury ustawy (procedury marży, sprzedaż na odległość, OSS) nie są omawiane.

Kiedy trzeba wystawić fakturę

• W ciągu siedmiu dni. Podatnik VAT wystawia fakturę w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od wysłania lub udostępnienia towaru albo wykonania usługi (estońska ustawa o VAT § 37 ust. 1); przy płatności z góry — w ciągu siedmiu dni od jej otrzymania (§ 37 ust. 2).
• Usługa dla firmy z innego kraju UE: do 15. dnia. Za taką usługę fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi (§ 37 ust. 21).
• Papierowo lub elektronicznie. E-faktura jest dopuszczalna, jeśli nabywca się zgadza (§ 37 ust. 6).

Co musi zawierać każda faktura

1. numer kolejny i datę wystawienia faktury;
2. nazwę, adres i numer VAT twojej spółki;
3. nazwę i adres nabywcy;
4. numer VAT nabywcy, gdy obowiązek podatkowy spoczywa na nim (np. przy odwrotnym obciążeniu);
5. nazwę lub opis towaru albo usługi;
6. ilość towaru lub zakres usługi;
7. datę dostawy lub otrzymania płatności, jeśli różni się od daty faktury;
8. cenę bez VAT i rabaty nieujęte w cenie;
9. podstawę opodatkowania według stawek wraz ze stawkami lub kwotę sprzedaży zwolnionej;
10. kwotę VAT do zapłaty w euro, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Źródło: estońska ustawa o VAT § 37 ust. 7. Faktura korygująca odwołująca się do faktury pierwotnej również jest fakturą (§ 37 ust. 4).

Usługi dla firmy z innego kraju UE

Gdy estońska spółka świadczy usługę na rzecz firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT w innym państwie członkowskim, miejscem świadczenia nie jest Estonia, poza szczególnymi przypadkami wymienionymi w ustawie (np. usługi związane z nieruchomościami, przewóz osób lub wydarzenia) (estońska ustawa o VAT § 10 ust. 4 pkt 9). W typowym przypadku — doradztwo, oprogramowanie, projektowanie, marketing — VAT rozlicza nabywca w swoim kraju:

• sprawdź numer VAT nabywcy — nasze bezpłatne sprawdzenie numeru VAT UE robi to w unijnym systemie VIES;
• podaj na fakturze numer VAT nabywcy (§ 37 ust. 7 pkt 4);
• dodaj adnotację „odwrotne obciążenie” (reverse charge) (§ 37 ust. 8 pkt 2);
• nie naliczaj estońskiego VAT i wystaw fakturę do 15. dnia następnego miesiąca (§ 37 ust. 21).

Sprzedaż usług osobie prywatnej lub sprzedaż towarów podlega innym zasadom; zapytaj księgowego przed wystawieniem faktury.

Przed pierwszą fakturą

Te zasady dotyczą spółki zarejestrowanej jako podatnik VAT. Rejestracja jest obowiązkowa, gdy sprzedaż opodatkowana w Estonii przekroczy 40 000 euro w roku kalendarzowym, a wcześniej dobrowolna dla spółki z rzeczywistą działalnością gospodarczą związaną z Estonią; decyzję podejmuje Urząd Podatkowo-Celny, który może poprosić o dowody działalności — zob. rejestracja VAT w Estonii.

Co robimy

• rejestracja jako podatnik VAT — €250 (decyzję podejmuje Urząd Podatkowo-Celny);
• miesięczna księgowość — od €150 / mies.; wystawione przez ciebie faktury są w niej księgowane.

Faktury wystawia twoja spółka; nie wystawiamy ich w jej imieniu.

Nie świadczymy usług obywatelom Rosji ani spółkom z Rosji.

Ceny nie zawierają VAT. Cała komunikacja odbywa się drogą e-mailową.

Zamów księgowość Cennik Poradnik po angielsku

Źródło: estońska ustawa o VAT §§ 10, 19 i 37 (Riigi Teataja).