Facturering door een Estse vennootschap

Is een Estse vennootschap geregistreerd voor de btw, dan bepaalt de btw-wet wanneer haar facturen moeten worden uitgereikt en wat ze moeten bevatten — en op de factuur voor een dienst aan een bedrijf in een andere EU-staat staat geen Estse btw, maar de vermelding „Reverse Charge”. Deze gids zet de regels met hun bronnen uiteen, zodat een eigenaar die via een Estse OÜ verkoopt, facturen uitreikt die de boekhouding en de Belasting- en Douanedienst doorstaan.

Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal advies voor een bepaalde transactie. Hij betreft een voor de btw geregistreerde vennootschap; de bijzondere regelingen van de wet (margeregeling, afstandsverkoop, OSS) worden niet behandeld.

Wanneer de factuur moet worden uitgereikt

• Binnen zeven dagen. Een btw-plichtige reikt de factuur uit binnen zeven kalenderdagen na verzending of beschikbaarstelling van de goederen of verrichting van de dienst (btw-wet § 37, lid 1); bij vooruitbetaling binnen zeven dagen na ontvangst van de betaling (§ 37, lid 2).
• Dienst aan een bedrijf in een andere EU-staat: uiterlijk de 15e. Voor zo'n dienst wordt de factuur uitgereikt uiterlijk op de 15e van de maand die volgt op de maand van de dienst (§ 37, lid 21).
• Op papier of elektronisch. Een elektronische factuur is toegestaan als de koper ermee instemt (§ 37, lid 6).

Wat elke factuur moet bevatten

1. een volgnummer en de uitreikingsdatum;
2. de naam, het adres en het btw-nummer van uw vennootschap;
3. de naam en het adres van de koper;
4. het btw-nummer van de koper, wanneer de belastingschuld bij de koper ligt (zoals bij Reverse Charge);
5. een benaming of beschrijving van de goederen of de dienst;
6. de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de dienst;
7. de datum van levering of betaling, wanneer die afwijkt van de uitreikingsdatum;
8. de prijs zonder btw en elke korting die daarin niet is begrepen;
9. de belastbare bedragen per btw-tarief, met de tarieven, of het bedrag van de vrijgestelde omzet;
10. het te betalen btw-bedrag, in euro's, voor zover de wet niet anders bepaalt.

Bron: btw-wet § 37, lid 7. Een creditfactuur die verwijst naar de oorspronkelijke factuur geldt ook als factuur (§ 37, lid 4).

Diensten aan een bedrijf in een andere EU-staat

Verricht een Estse vennootschap een dienst aan een in een andere lidstaat voor de btw geregistreerd bedrijf, dan ligt de plaats van de dienst niet in Estland, behalve in de door de wet genoemde bijzondere gevallen (zoals diensten in verband met onroerend goed, personenvervoer of evenementen) (btw-wet § 10, lid 4, onderdeel 9). In het gewone geval — advies, software, design, marketing — verwerkt de koper de btw in zijn eigen land:

• controleer het btw-nummer van de koper — onze gratis EU-btw-nummercontrole doet dit in het EU-systeem VIES;
• vermeld het btw-nummer van de koper op de factuur (§ 37, lid 7, onderdeel 4);
• voeg de vermelding „Reverse Charge” toe (§ 37, lid 8, onderdeel 2);
• bereken geen Estse btw en reik de factuur uit uiterlijk op de 15e van de volgende maand (§ 37, lid 21).

De verkoop van diensten aan particulieren, of van goederen, volgt andere regels; vraag uw boekhouding voordat u factureert.

Voor de eerste factuur

Deze regels gelden voor een voor de btw geregistreerde vennootschap. Registratie is verplicht zodra de belastbare omzet in Estland in een kalenderjaar 40.000 euro overschrijdt, en daarvoor vrijwillig voor een vennootschap met werkelijke bedrijfsactiviteit met een band met Estland; de Belasting- en Douanedienst beslist en kan bewijs van de activiteit vragen — zie btw-registratie in Estland.

Wat wij doen

• registratie als btw-plichtige — €250 (de beslissing is die van de Belasting- en Douanedienst);
• maandelijkse boekhouding — vanaf €150 / maand; de facturen die u uitreikt, worden daarin geboekt.

De facturen worden uitgereikt door uw vennootschap; wij reiken ze niet uit in haar naam.

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

De prijzen zijn exclusief btw. Alle communicatie verloopt per e-mail.

Boekhouding bestellen Prijzen Gids in het Engels

Bron: btw-wet §§ 10, 19 en 37 (Riigi Teataja).